Zásady zpracování osobních údajů

SportPlanet Utd. z.s.
IČO: 19642105
sídlo: Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1
e-mail: info@sportcon.cz
datová schránka: v69at7j

Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje klientů, zákonných zástupců, účastníků našich sportovních akcí, návštěvníků webu, zájemců o spolupráci a dalších osob, které s námi komunikují.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů, známým jako GDPR.

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

SportPlanet Utd. z.s.
IČO: 19642105
Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1
e-mail: info@sportcon.cz

Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle konkrétní situace můžeme zpracovávat zejména následující osobní údaje.

Údaje klienta nebo zákonného zástupce

Zpracováváme zejména:

• jméno a příjmení,
• e-mailovou adresu,
• telefonní číslo,
• fakturační nebo korespondenční adresu,
• platební a fakturační údaje,
• údaje související s objednávkou, platbou, storno podmínkami a vzájemnou komunikací.

Údaje účastníka akce

U účastníků našich akcí můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• věk,
• údaje o objednané službě, kroužku, kurzu, workshopu, příměstském táboře nebo jiné akci,
• údaje potřebné pro organizaci akce,
• informace o dovednostech, zkušenostech nebo sportovní úrovni účastníka,
• informace důležité pro bezpečné zajištění programu,
• případně údaje o zdravotním omezení, alergiích, specifikách stravování nebo jiných skutečnostech důležitých pro ochranu zdraví a bezpečnosti účastníka.

Údaje návštěvníků webu

Při návštěvě webu můžeme zpracovávat zejména:

• IP adresu,
• informace o používání webu,
• technické údaje o zařízení a prohlížeči,
• údaje získané prostřednictvím cookies, pokud jsou používány.

Údaje zájemců o spolupráci

Pokud vyplníte formulář pro trenéry, administrativní pozice nebo jinou spolupráci, můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení,
• kontaktní údaje,
• profesní zkušenosti,
• kvalifikaci,
• informace uvedené ve formuláři, životopisu nebo následné komunikaci.

3. Pro jaké účely osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme zejména pro tyto účely:

Vytvoření a správa objednávky

Osobní údaje zpracováváme za účelem vytvoření, potvrzení a správy objednávky, evidence účasti, komunikace se zákonným zástupcem nebo klientem a zajištění objednané služby.

Právním základem je zejména plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením.

Organizace kroužků, kurzů, workshopů, táborů a dalších akcí

Osobní údaje účastníků a zákonných zástupců zpracováváme za účelem organizace programu, rozdělení účastníků do skupin, komunikace s rodiči, zajištění bezpečnosti a řádného průběhu akce.

Právním základem je zejména plnění smlouvy, oprávněný zájem a v některých případech také souhlas.

Fakturace, účetnictví a daňové povinnosti

Fakturační a platební údaje zpracováváme za účelem plnění zákonných účetních a daňových povinností.

Právním základem je plnění právní povinnosti.

Bezpečnost účastníků

Údaje důležité pro bezpečnost účastníků, například věk, zdravotní omezení, alergie nebo specifika stravování, zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu.

Účelem je bezpečné zajištění programu, prevence rizik a schopnost adekvátně reagovat v mimořádné situaci.

Komunikace s klienty a zákonnými zástupci

Kontaktní údaje zpracováváme za účelem organizační komunikace, zasílání informací k objednávce, změnám termínu, programu, platbě, storno podmínkám nebo dalším praktickým informacím.

Právním základem je plnění smlouvy nebo oprávněný zájem.

Řešení reklamací, stížností a právních nároků

Vybrané údaje můžeme zpracovávat také za účelem řešení reklamací, stížností, škodních událostí, pojistných událostí nebo ochrany našich právních nároků.

Právním základem je oprávněný zájem.

Marketingová komunikace

E-mailové kontakty můžeme používat pro zasílání obchodních sdělení, novinek, informací o akcích nebo navazujících službách, pokud k tomu máme odpovídající právní základ.

Pokud je marketingová komunikace založena na souhlasu, můžete souhlas kdykoliv odvolat. Pokud je založena na oprávněném zájmu, můžete proti takovému zpracování vznést námitku.

Nábor trenérů a spolupracovníků

Údaje zájemců o spolupráci zpracováváme za účelem posouzení vhodnosti spolupráce, vedení výběrového řízení a následné komunikace.

Právním základem je jednání o možné spolupráci, oprávněný zájem nebo souhlas.

4. Zdravotní údaje účastníků

U některých služeb, zejména sportovních kroužků, kurzů, workshopů, příměstských táborů nebo pobytových akcí, můžeme požadovat informace důležité pro bezpečnost účastníka.

Může jít zejména o:

• alergie,
• zdravotní omezení,
• pravidelně užívané léky,
• specifika stravování,
• informace důležité pro bezpečné zapojení do sportovní aktivity.

Tyto údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a pouze za účelem bezpečného zajištění programu, ochrany zdraví účastníka a schopnosti reagovat v mimořádné situaci.

U nezletilých účastníků tyto údaje poskytuje zákonný zástupce.

5. Fotografie, videozáznamy a marketingové použití

V rámci akcí SportCon mohou být pořizovány fotografie a videozáznamy z průběhu programu. Tyto záznamy mohou sloužit zejména k interní dokumentaci, organizačním účelům, komunikaci s rodiči a obecné reportážní dokumentaci průběhu akce.

Pro použití identifikovatelných fotografií nebo videozáznamů dětí k marketingovým a prezentačním účelům, zejména na webu SportCon, sociálních sítích, v reklamních kampaních, bannerech, letácích nebo jiných propagačních materiálech, žádáme o samostatný souhlas zákonného zástupce.

Tento souhlas je dobrovolný a je udělován samostatně nad rámec objednávky služby. Neudělení souhlasu nemá vliv na možnost účasti dítěte na akci SportCon.

Souhlas lze kdykoliv odvolat prostřednictvím e-mailu info@sportcon.cz. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Fotografie dětí zpravidla nezveřejňujeme společně se jménem, příjmením ani jinými údaji, které by umožňovaly jejich bližší identifikaci.

Při pořizování a zveřejňování fotografií dbáme na přiměřenost, ochranu soukromí účastníků a zejména ochranu nezletilých osob.

6. Cookies

Na webu sportcon.cz mohou být používány cookies a obdobné technologie.

Cookies používáme zejména pro:

• správné fungování webu,
• zabezpečení webu,
• měření návštěvnosti,
• zlepšování uživatelského prostředí,
• případně marketingové účely.

Technické cookies, které jsou nezbytné pro fungování webu, můžeme používat bez souhlasu.

Analytické a marketingové cookies používáme pouze tehdy, pokud je k tomu dán odpovídající právní základ, zpravidla souhlas uživatele prostřednictvím cookie lišty.

Podrobnější informace o cookies mohou být uvedeny v cookie liště nebo v samostatném nastavení cookies na webu.

7. Komu mohou být osobní údaje předány

Osobní údaje nepředáváme třetím osobám bez důvodu. V nezbytném rozsahu je však mohou zpracovávat naši dodavatelé nebo partneři, zejména:

• poskytovatelé webhostingu a správy webu,
• poskytovatelé rezervačního, objednávkového nebo platebního systému,
• poskytovatelé e-mailových a cloudových služeb,
• účetní nebo daňoví poradci,
• platební instituce a banky,
• lektoři, trenéři nebo pověřené osoby podílející se na organizaci akce,
• poskytovatelé marketingových, analytických nebo IT služeb,
• orgány veřejné moci, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon.

S dodavateli, kteří pro nás zpracovávají osobní údaje, uzavíráme odpovídající smluvní vztahy a dbáme na to, aby údaje byly zpracovávány bezpečně.

8. Předávání údajů mimo Evropskou unii

Osobní údaje se snažíme zpracovávat primárně v rámci Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru.

Pokud by v souvislosti s použitím některých cloudových, e-mailových, analytických nebo marketingových nástrojů docházelo k předání údajů mimo EU nebo EHP, činíme tak pouze za podmínek stanovených GDPR, zejména na základě odpovídajícího rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiných vhodných záruk.

9. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel.

Objednávky, smluvní dokumentaci a související komunikaci uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu potřebnou k ochraně právních nároků. Uchování dat je obecně nastaven na 10 let.

Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy.

Organizační údaje k akcím uchováváme po dobu potřebnou k organizaci, realizaci a vyhodnocení konkrétní akce.

Zdravotní údaje účastníků uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro zajištění konkrétní akce, případně po dobu nutnou k řešení mimořádné situace, škodní události nebo právního nároku.

Marketingové souhlasy uchováváme do jejich odvolání nebo do ukončení příslušného marketingového účelu.

Fotografie a videozáznamy používané na základě souhlasu uchováváme do odvolání souhlasu nebo do doby, kdy již nejsou potřebné pro daný účel.

Údaje zájemců o spolupráci uchováváme po dobu výběrového řízení, případně déle pouze tehdy, pokud k tomu máme odpovídající právní základ.

Po uplynutí příslušné doby osobní údaje mažeme, anonymizujeme nebo bezpečně archivujeme, pokud nám další uchování neukládá zákon.

10. Jaká máte práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• právo na výmaz osobních údajů,
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo vznést námitku proti zpracování,
• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na adrese:

info@sportcon.cz

Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce.

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

11. Zabezpečení osobních údajů

Přijímáme technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo neoprávněným zveřejněním.

K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují pro výkon své činnosti, zejména pro administraci objednávek, organizaci akcí, komunikaci s klienty, účetnictví nebo zajištění bezpečnosti účastníků.

12. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně našich služeb, používaných nástrojů nebo právních požadavků.

Aktuální verze je vždy dostupná na webu:

www.sportcon.cz